助成金･補助金の申請サポートは一般社団法人 公的資金導入支援協会

こんにちは。
助成金・補助金の申請サポートをワンストップで行なっています、
一般社団法人 公的資金導入支援協会のオフィスアシスタント兼WEB担当の伊神です。

電子化が進んできているとは言え、まだまだ助成金・補助金ともに、紙の書類を郵送する機会は多くあります。そこで、今日は、「書類郵送時の注意点」についてお伝えしていきます！

助成金や補助金の申請書類提出には、期限のあるものが多々あります。
1日でも遅れてしまうと無効になってしまうので、必ず「提出期限」を確認しておきましょう。

その際、「当日消印有効」「必着」と書かれている場合があります。
書かれていない場合も多々ありますので、事務局に確認するか、前日までに届くように発送しましょう。

たとえば、「提出期限：2024年7月31日（水）当日消印有効」と書かれていたならば、切手の上に押される消印が「2024年7月31日」までのものが有効です。

こちらはわかりやすいかと思いますが、注意したいのは、何時までに投函すれば、何時までに郵便局にもっていけば、「当日の消印」が押してもらえるのか？　です。

郵便物を郵送する際には、以下のいずれかの方法で発送すると思います。

1. 郵便窓口へ持参する
2. 郵便ポストへ投函する

「当日消印」にするためには、
 

1. 郵便窓口へ持参する場合
   営業時間内に窓口へ持っていくことが必要です。
   基本的に郵便窓口の営業時間は9-17時ですが、最寄りの郵便局の営業時間を確認しておきましょう。
   また、「ゆうゆう窓口」の設置がある場合は、上記営業時間外でも受付をしてくれますが、窓口で当日消印を希望する旨伝え、確認しておくのがベターです。
   上記の例であれば、「2024年7月31日17時まで」に郵便窓口へ持参することになります。
    
2. 郵便ポストへ投函する場合
   当日の最終回収時間までに投函することが必要です。
   交通状況により前後する可能性も考えられますので、最終回収時間を確認のうえ、余裕をもって投函したいところです。
   上記の例であれば、「2024年7月31日の最終回収時間まで」にポストへ投函することになります。
   最終回収時間を超えてしまうと、たとえ7月31日に投函していたとしても、翌日の消印となるため注意してください。

また、日本郵便のHPよくあるご質問には、以下の記載がありますので、こちらもあわせてご確認ください。

一方で、「提出期限：2024年7月31日（水）必着」と記載されていた場合は、7月31日に事務局に書類が届いている必要があります。
郵送日数、交通状況などの影響もありますが、事務局の営業時間内に到着する必要があることにも注意が必要です。営業時間は制度を実施している団体、事務局によって異なりますのでこちらも確認しておきましょう。

「必着」と書かれている場合は、当日消印の場合よりも注意が必要です。
遅くとも2～3日前までの投函が必要になるかと思いますが、交通状況は天候や事故等図れない要因も多々あります。

必着日前日を締切と捉え行動するのが安心です。

制度によっては、この方法で発送するようにと指定されている場合もありますが、多くの場合、発送方法の指定はありません。

普通郵便でも送付することができますが、期日までに届いているか確認できず、万が一、配送中のトラブルに遭っても気づくことができません。

そのため、当協会では、記録のつく発送を推奨しております。

一例をあげるならば、どなたでも利用しやすいのが「レターパック（ライト）」かと思います。
（これでなければいけないということではありません）

コンビニでも購入でき、ポスト投函や追跡も可能です。

1日でも到着が遅れてしまえば、書類は無効になってしまいます。
安心して期日までの提出を行なうため、以下ページも参考にされてください。

個別相談会では、1社1社ご担当者様とお話をさせていただいております。

1対多数では「自社が該当するのか？」「結局、何から手を付けていいのか？」と、なかなかご判断が難しいかと思いますが、貴社のご状況についてしっかりとお話を伺ったうえで、

・該当する助成金や補助金の診断
・申請までに何を準備し、何をする必要があるのか。
・また、取り組み方の選択肢

についてご説明、ご提案させていただきますのでご安心ください。

企業様向け個別相談会は、日本全国、各地域にて行なっています。
助成金・補助金をご検討中の方、気になっている方はぜひチェックしてくださいね。
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